close
close
0
Dikirim pada 10 Agustus 2010 di Industri

 ... Selengkapnya - Contoh Pengendalian Dokumen – Sesuai ISO 9001 – 2008...


6.       RINCIAN PROSEDUR
 
6.1     Penerbitan Dokumen
 
¨       Sebelum sebuah dokumen sistem mutu diterbitkan di Perusahaan, terlebih dahulu ditetapkan sistem pendokumentasian baku yang harus dimiliki pada setiap dokumen.
¨       Sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, maka akan menerbitkan sebuah dokumen sistem mutu yang berlaku di Perusahaan. guna menyetujui kecukupannya maka harus memenuhi persyaratan untuk penerbitannya.
¨       Adapun dokumen yang berlaku harus memenuhi persyaratan pengesahan sebagai berikut :
Dokumen
Dibuat oleh :
Diperiksa Oleh :
Disetujui oleh :
Manual Mutu
Sekretariat ISO
Management Representative
Direktur
Prosedur Mutu
(Wajib)
Sekretariat ISO
Management Representative
Direktur
Prosedur Mutu
(Departemen)
Manager Dept.
Management Representative
Direktur
Intruksi Kerja
KABAG
Management Representative
Manajer
 ·         Penerbitan formulir mengikuti Prosedur Kerja atau Instruksi Kerja  yang terlampir atau yang mengatur penggunaannya.
·         Penulisan dokumen tidak harus menggunakan bentuk format tertentu, selama Wakil Manajemen menyetujuinya.
 
6.2     Sistem Identifikasi Dokumen
 ·         Lihat lampiran Sistem Identifikasi Dokumen
 
6.3     Dokumen terkendali dan Dokumen tidak terkendali :
 
·         Salinan dokumen yang ikut berubah bila ada revisi / perubahan disebut sebagai dokumen terkontrol atau terkendali dan ditandai dengan Dokumen terkendali yang lebih ditujukan untuk penggunaan di dalam perusahaan.
 ·         Salinan dokumen yang tidak ikut berubah apabila ada revisi / perubahan disebut dokumen tidak terkendali, ditandai dengan Dokumen tidak terkendali yang lebih ditujukan untuk pihak – pihak di luar perusahaan dan tidak harus ditarik bila terjadi perubahan dokumen.
 ·         Dokumen asli, walaupun merupakan dokumen terkontrol, tidak perlu diberi tanda Dokumen terkendali dan disimpan oleh penanggung jawab pengendalian dokumen.
 ·         Perbanyakan dokumen hanya boleh dilakukan dari dokumen asli yang boleh dilakukan atas persetujuan penanggungjawab pengendalian dokumen.
 
6.4     Pengendalian Distribusi
 
·         Sekretariat ISO sebagai Pusat Pengendalian Dokumen menyusun Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang berisi; nomor, judul, tanggal penerbitan, revisi dan kode pemegang dari setiap dokumen yang bersangkutan.
 ·         Daftar Induk dan Distribusi Dokumen disimpan dan dipantau revisinya oleh Pusat Pengendalian Dokumen.
 ·         Dokumen terkendali didistribusikan oleh Pusat Pengendalian Dokumen sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang sudah ditetapkan.
 ·         Sebagai bukti penerimaan, penerima dokumen dapat memberikan paraf atau tanda tangan pada Daftar Induk dan Distribusi Dokumen.
 
6.5     Revisi dan Penarikan Dokumen
 ·         Revisi dokumen harus disetujui oleh personil yang sebelumnya pembuat atau penerbit dokumen. Dokumen yang akan dirubah diusulkan dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen.
 ·         Bagian dokumen yang direvisi diberi tanda dengan segitiga di tepi sebelah kiri. Nomor / tanggal revisi dicatat dalam Daftar Induk Dokumen.
 ·         Dokumen yang direvisi dicatat,  judul dokumen, alasan perubahannya, Bab dan halaman pada Daftar Catatan Perubahan Dokumen.
  ·         Pemakai dokumen harus memastikan bahwa dokumen yang digunakannya merupakan revisi yang berlaku / terakhir dan isinya sesuai dengan kebutuhan.
 ·         Dokumen terkendali yang sudah direvisi dimusnahkan atau distempel KADALUARSA, jika masih ingin disimpan.
 ·         Untuk mempermudah dan mampu telusur isi dokumen, maka dokumen asli yang sudah tidak digunakan dengan stempel KADALUARSA dikendalikan dengan cara ;
 ·         Disimpan dan dikelompokan kedalam dokumen yang sudah tidak digunakan.
 ·         Membuat daftar dokumen yang sudah tidak digunakan didalam catatan Perubahan Dokumen.
 ·         Dijaga agar dokumen yang kadaluarsa terhindar dari kehilangan dan kerusakan.
 ·         Setiap Manager harus selalu memastikan bahwa dokumen yang kadaluarsa tidak digunakan sebagai acuan kerja.
 ·         Nomor revisi dokumen dimulai dari 0 pada saat pertama diterbitkan hingga 9, jika setelah itu terjadi revisi maka nomor revisinya kembali ke 0 dan tanggal revisinya menjadi acuan identifikasi revisi.
 
6.6     Pengendalian Data dalam Media Magnetik atau Electronik.......

.



Dikirim pada 10 Agustus 2010 di Industri
comments powered by Disqus


connect with ABATASA